Первое банально - это время на поиск. Не сталкивались с тем, что нужный документ, который уже был сделан?
Вторая причина: не найдя, часть работ делается по-новому.
Третья причина потери времени: банальная тревога. Может быть вы сталкивались с такой вещью: внезапно вы вспоминаете "ООО! А где этот договор?" - и пока его не найдете, вообще ни о чем больше думать не можете. Полдня думаете "Блин, надо в офис прийти, позвонить Маше, она найдет..." и всё, у вас уже полдня под этой эгидой прошло. Это же тоже потеря времени?
Эти три вещи создают хаос в информации.