Давайте рассмотрим квадрант «Матрицы Эйзенхауэра», где расположились дела важные и не срочные.
Характеристика дел, которые попали в это квадрант, звучит так: важность высока, но выполнять их в ближайшем рассматриваемом периоде времени нет необходимости и – или нет целесообразности.
Важность высока потому, что есть как минимум один из сформулированных нами ранее признаков. Но срочности нет. Что это за дела?
Часть дел «В» могут быть не срочными, потому что выполнять их следует – чисто логически – только после того, как будет завершено что-то из квадранта «А».
Другие могут быть естественным образом привязаны к каким-то вообще не зависящим от нас событиям, например: предлагать контрагенту серьёзный совместный проект стоит только во втором полугодии, так как в феврале он занят завершением других проектов и ресурсов на рассмотрение нашего сказочного предложения у него просто нет.
Как поступать с такими делами? Нам понадобится целый алгоритм, в одно действие – в отличие от квадранта «А» - тут не обойдёшься.
ШАГ 1 «Определение срока выполнения»: нужно понять, когда нужно завершить работы, в какой момент результат будет как раз к месту. Срок желательно ставить не предельный, а с разумным по ситуации зазором.
Например: если результат нужен к началу месяца, то срок завершения я бы определил как «третья неделя предыдущего месяца». На всякий случай и во избежание. Вы наверное знаете, что именно в последний момент и срываются идеальные, казалось бы, планы. Но план реальный всегда включает в себя резерв «на всякий случай». Разумный резерв мы, конечно, не будем путать с «раздутой сметой».
ШАГ 2 «Определение сроков оценки ресурсов»: мы, опираясь на срок окончания работы, должны понять, когда необходимо оценить ресурсы, необходимые для её выполнения. Логика тут простая: чем ближе срок окончания, тем быстрее нужно планировать оценку ресурсов.
Иначе – гарантирован нам эффект «Внезапно разбухшего слона». И, к слову, если для оценки ресурсов с нужной точностью и нужна декомпозиция, то мы её планируем, по обстоятельствам – полную либо оценочную.
ШАГ 3 «Определение точного срока начала работ»: мы теперь, зная сроки окончания дела и с нужной точностью оценив ресурсы для его выполнения, можем назначить оптимальный срок начала работы.
При этом учтём критерии решения: чтобы не вытеснить из графика другие дела, с одной стороны, и, не слишком размазывая выполнение этого дела по графику с другой стороны.
Также возможно, что будет полезно учесть интенсивность загрузки структуры в те или иные периоды. Решение, как часто бывает в планировании вообще и при расстановке приоритетов в частности, может быть интегрированным и многофакторным.