Никогда. Работы всегда будет больше, чем времени, а всего того, что можно было бы сделать, сделать никогда не удастся.
Поэтому правильно не стараться делать побольше или, не дай бог, всё, и не надеяться на то, что «вот будет больше времени…». Времени не будет ни больше, ни меньше, время константно: в сутках 24 часа, в неделе - 7 дней. Точка. Правильно выбирать то, что нужно.
Итак, приоритеты: ах, чёрт, как много в этом звуке для сердца нашего слилось…. Помимо матрицы достославного Эйзенхауэра, может быть полезным и такое «сечение»:
«Поддерживающие» дела и «развивающие» дела: может показаться странным, но больший приоритет имеют, как раз, «поддерживающие»: дела, которые обеспечивают сохранение сегодняшнего уровня. Дела же развивающие - если использовать термины Эйзенхауэра - более «В», более пластичны с точки зрения сроков их выполнения.
Если же на «развивающие» сегодняшний уровень дела времени таки не хватает, то это может послужить причиной для аудита своих «поддерживающих» дел: не пора ли осчастливить/отмотивировать кого из достойных подчинённых ответственной работой?
Вы же, наверное, читали: сложная, ответственная работа является «мощным мотивирующим фактором»? Надеюсь, что это читали и ваши подчинённые.
Ещё один подход к приоритетам: «производство результата» (термин Ицхака Адизеса) и управление. Конечно, каждый руководитель знает, что он должен руководить. Управлять. Но поскольку «производство результата» обычно весьма конкретно, а «управление» интуитивно, то на него времени как-то и не остаётся.
У руководителя возникает то, что я называю «магнитными иллюзиями»: он полагает, что, коль скоро он руководитель и находится на работе, то от него распространяется некая «управленческая эманация», как от магнита - магнитное поле.
Увы, управление - деятельность абсолютно содержательная - если оно, конечно, предполагает профессиональный подход - и никак не будет происходить «опосредованно».
Поэтому я рекомендую взять за основу, как минимум, «цикл execution»: анализ фактов - принятие решений - планирование - делегирование - контроль. Я пишу «как минимум», потому как это является столь же необходимым, как «прокрутка» педалей велосипеда. Если этого не делать с должной регулярностью, то ваш «велосипед» неминуемо начнёт вихляться.
Итак, руководитель «прошивает» в календарь «цикл execution» в первую очередь. Ибо: руководитель может не производить результат, но не может не управлять. Потому что. Да, именно управленческая деятельность является приоритетной, поэтому и прошивается в первую очередь.
Такой подход и явится подтверждением чисто «декларативных» часто утверждений о приоритетности управления. А то «производство результата», которое не влезает в календарь, тоже нужно делегировать достойным сотрудникам. Которых, может быть, нужно будет предварительно/параллельно научить чему полезному.
Примерно так. Можно «успеть, преуспеть и не сдохнуть».