Назначение компетенции: об этом, вроде бы, даже стыдно упоминать. Ну, и кто не знает, что руководитель обязан заниматься планированием, в том числе Time-Management?
Почему – «в том числе»? Мне представляется, что, поскольку время является одним из ресурсов, то именно такая логическая принадлежность и является правильной. Так вот: знают – то о планировании все, а вот действительно этим занимаются единицы.
Порядку ради, уточним, что мы обсуждаем именно оперативное планирование, которое применяется как один из «инструментов» для управления подчинёнными, стратегический же аспект или финансовое планирование сюда не входят.
Практика показывает, что к возникновению знакомой, до колик, ситуации «знаем, но не делаем» приводят две основных причины.
Во-первых, знания о технологиях оперативного планирования находятся на уровне «общей культуры», а посему - не содержат тех важнейших деталей, которые дают ответ на два ключевых вопроса: «Зачем?» и «Как?».
Дело в том, что человек разумный и, соответственно, несколько скептический, так устроен, что, не имея ответов на эти вопросы, он ничего всерьёз делать не будет. От тех же доверчивых неофитов, которые вдохновились, но не поняли, тоже больших успехов ожидать не приходится.
Во-вторых, планирование – одна из тех компетенций, которую следует относить больше к категории «полезно», чем «вкусно». Отсюда и такое повсеместное, к сожалению, пренебрежение к практическому её применению. Оно, это самое пренебрежение, не то что бы открытое, но – как-то, знаете, всем всё время не до этого.
К основным задачам планирования можно отнести: учёт проектов и обязательств, расстановка приоритетов, формализация рабочих целей, детализация перечня работ, определение оптимальной последовательности выполнения заданий, учёт и оценка всех видов ресурсов, составление графика выполнения, определение «вех» для контроля и оценки ситуации.
К дополнительным задачам: идентификация и оценка рисков, а также – разработка профилактики и моделей реагирования.
По сути, используя планирование, руководитель создаёт своеобразную перфокарту, чем обеспечивает возможность для организованной и эффективной работы структуры. Я не оговорился – именно возможность, которая должна быть реализована с применением и других управленческих компетенций.
Кроме того, планирование – единственная компетенция, владение которой на должном уровне ограждает руководителя от хаоса и позволяет справиться с тем информационно-событийным торнадо, который так характерен для современного бизнеса.
КЛЮЧЕВОЕ УСЛОВИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ПРИМЕНЕНИЯ: самодисциплина, вот тут-то это самое качество необходимо ещё больше, чем в применении всех иных компетенций. Увы, «Планирование» - одна из самых «полезных» и, одновременно, самых «невкусных» компетенций.
ОСНОВНАЯ ОШИБКА: руководитель находит себе разнообразные оправдания для несоблюдения основных принципов и невыполнения ключевых и потому обязательных действий. В итоге не только он сам, но и его подчинённые, работают в облегчённом, в сравнение с эффективным, режиме. Ведь совершенно неважно, сколько времени вы проводите на работе и ваш трудоголизм отнюдь не оправдывает неприменения одной из ключевых компетенций.
КЛЮЧЕВОЕ УСЛОВИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ПРИМЕНЕНИЯ: знание и скрупулезное, с должной регулярностью выполнение всех элементов «технологической цепочки».
ОСНОВНАЯ ОШИБКА: слабое знакомство с деталями и фрагментарно-спорадическое применение разрозненных элементов. Такой подход не только не даёт эффекта, но и, наоборот, отнимает столь дорогое время.
КЛЮЧЕВОЕ УСЛОВИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ПРИМЕНЕНИЯ: Ваши подчинённые должны быть также обучены планированию, желательно - по аналогичной с вами методике.
ОСНОВНАЯ ОШИБКА: обучение подчинённых считается излишним «баловстовом», в итоге руководитель лишается возможности говорить с подчинёнными на одном «языке».
КЛЮЧЕВОЕ УСЛОВИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ПРИМЕНЕНИЯ: применение изученных технологий планирования является для подчинённых обязательным, а никак не «по желанию». Нарушение этого правила рассматривается как серьёзный проступок и влечёт за собой применение соответствующих мер воздействия со стороны руководителя.
ОСНОВНАЯ ОШИБКА: технологии планирования не применяются подчинёнными вообще или применяются фрагментарно. Объяснения тому бывают многочисленные, от «неудобно» до «нет времени». Более того, сам руководитель склонен относиться к этому с неким сочувствием.
Может быть, потому, что не решается использовать принуждение, а может - потому, что сам «втихую» нарушает и разделяет отношение своих сотрудников.
ВЫГОДЫ ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННОГО РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИИ: скажите, не приходилось ли вам ощущать себя загнанным бобиком, к хвосту которого какой-то шутник привязал консервную банку? А чем быстрее двигаешься, тем громче гремит….
Или – знаешь, что правильно было бы делать одно, а обстоятельства всё время заставляют делать другое? А по прошествии времени видишь, что к тому, что считаешь правильным, так и не приступил? А может быть, то, к чему вы так упорно стремились и достигли, не приносит радости?
В общем, «ключ» к решению этих и многих других проблем, которые, как рой зловредных мух, окружают руководителя, спрятан, как та смерть Кощеева, в планировании.
И если вам лично вкусные «мухи» и предпочтительнее, чем полезные самоограничения, то остаётся, если вы не забыли, ещё вопрос эффективной эксплуатации подчинённых.
Кстати, технологии планирования прекрасно настраиваются под любой характер руководителя без разрушения его личности и превращения повседневной работы в каторгу.