Это обеспечит вам первично рациональное распределение обязанностей между структурными единицами и далее разграничение задач между сотрудниками внутри подразделений. Регламенты по мере необходимости можно обновлять. Для этого необходимо обзавестись адекватным ресурсом: специалистами, количество и квалификация которых обеспечат своевременную актуализацию регламентов. Кстати, именно руководители отвечают за то, чтобы на их территории не появлялось бессмысленных с точки зрения интересов дела регламентов, и следят, чтобы прописанный порядок координации взаимодействия между подразделениями не превращал работу в многослойный квест.