№4. Устраняйте практику, которая позволяет назначать друг другу встречи в любое свободное время в календаре, хотя ряд программ дает такую возможность.
Введите правило: обозначенное и выделенное специальным цветом в календаре «окно координации» не является свободным временем для принудительного назначения встречи.
В этот период можно подойти для решения короткого вопроса, при этом максимальное время взаимодействия — не больше 5 минут, ведь он является срочным и потому не может быть направлен в почту, а с точки зрения содержания его эффективнее обсуждать лично, а не в мессенджере.
Или можно подойти, чтобы сразу договориться о взаимно удобном дне/времени встречи. Их можно назначать — в виде предложения — только на еще не занятые отрезки времени в расписании.
Вам, как руководителю, я рекомендую уважительно относиться к расписанию подчиненных. Вы обладаете безусловной властью и правом назначить встречу на любое удобное для вас время, вынуждая сотрудника подстраиваться и менять свои планы.
Но правом этим я не советую пользоваться без очевидной необходимости. Если вам нужна встреча и вы не видите в расписании нужных окон, то правильно будет подойти к нему в его «окно координации» (или пригласить его к себе), объяснить актуальность вашего вопроса и попросить его найти возможность изменить свое расписание самостоятельно.
Уважение к работе сотрудников никак не унижает вас и не приводит к потере авторитета. Наоборот, вы подаете им пример правильного подхода и мотивируете к использованию описанной технологии планирования действий. Кроме того, уважение к сотруднику — базовая форма общения для руководителя.
При внедрении этого метода проконтролируйте, чтобы сотрудники не «зашили» календарь на год вперед повторяющимся ежедневно чередованием «режима концентрации» и «окон координации». Понятно, что такое расписание никак не может отражать реальные дела и оптимальное распределение времени.
А зачем вам ритуально заполненный календарь, не отражающий ход событий? Зачем это им, тоже понятно: они формально выполнили ваше пожелание и будут продолжать работать как придется. Такой «прием» — одна из типичных форм сопротивления внедрению планирования.