Считайте не более чем «общеупотребительными» и решите сами, какие из них будут полезными, а какие вредными. Большинство принципов работы с почтой подходят и для работы с корпоративными ERP-программами.
№1. УСТАНОВИТЕ ГАРАНТИРОВАННЫЙ СРОК ОТВЕТА
Я не считаю почту или ERP-систему каналом для обмена срочной информацией.
Предлагаю рассмотреть срок гарантированного ответа — одни сутки. Если я вам пишу в почту, то это значит, что меня устраивает предельно возможный срок получения вашего ответа завтра, не позднее 17:00. Для аварийных ситуаций есть выбранный мессенджер, встреча или разговор по телефону в «окне хаоса».
Я рекомендую считать окончание дня за один час до времени, обозначенного в корпоративных правилах.
Если мы официально работаем с 10:00 до 18:00, то срок окончания всех дел по умолчанию, если не обозначено другого времени, будет 17:00.
Это избавит вас от такого рода сюрпризов: я должен вам сегодня ответить или завершить работу, в 20:00 никакой информации нет, вы собираетесь домой, раздраженно мне звоните с претензией и слышите мой ответ: «Но ведь день еще не закончился, я как раз собираюсь вам написать».
И не очень понятно, что делать: то ли ждать до полуночи и только потом напоминать, то ли сидеть и ждать, пока сотрудник выполнит обещанное, и не уходить домой.
Мне оба варианта кажутся неправильными, поэтому предлагаю свой. В указанные сроки на почту нужно прислать письмо с ответом по существу вопроса или сообщить возможное для вас время для ответа.
В случае, если вы, к примеру, заработались и не можете обеспечить ответ в оговоренные сроки, сделайте рассылку, в которой сообщите новый дедлайн и предложите срочные вопросы закинуть в аварийный канал.
Если срочную информацию правильнее направить на почту, то просьбу о необходимости быстрой реакции направляйте в аварийный канал.
Соблюдайте эти правила сами и требуйте их соблюдения от подчиненных. Исключения, связанные с объективными обстоятельствами, оговариваются отдельно.