№4. Ограничивайте вирусные рассылки
Во многих компаниях значительную часть почты в ящике руководителя составляют письма, направленные на несколько адресов.
Иногда отправитель хочет оказать дополнительное воздействие на получателя: мол, смотри, босс в копии! А иногда сотрудник страхует себя: если будут какие-то претензии с вашей стороны, то «вы были в курсе, я вас две недели назад в копию поставил». А иногда это просто «поток сознания» типа «слушайте все, кому интересно».
В итоге руководитель вынужден внимательно вычитывать чужую, в общем-то, корреспонденцию, иногда с разнообразнейшими комментариями месячной давности, на предмет, нет ли там чего полезного.
Я рекомендую ограничить перечень лиц, имеющих право на коллективную рассылку. Ставить руководителя в копию письма можно только по его просьбе. Например, вы мне говорите: «Александр, по этому вопросу работайте с Анной, меня держите в копии».
Если же подчиненный хочет подключить руководителя к обсуждению темы, он должен направить письмо с историей обсуждения и внятно сформулировать, чего он хочет от руководителя и почему его подключает. Это вместо практики вроде: «Александр, помогите, пожалуйста, решить вопрос».
И вы теперь — если хотите понять, в чем дело — вычитываете всю переписку. Возможно, вы ее захотите прочитать и при правильном обращении, но подчиненный должен постараться точным описанием ситуации минимизировать такую необходимость.